organizacja czasu

Organizacja czasu w moimi wydaniu

Własna firma i praca w domu, do tego potrzeba dużo samodyscypliny i bardzo dobrej organizacji czasu. Nawet nie zliczę, ile wypróbowałam różnych systemów, aby znaleźć odpowiedni dla siebie.

Nigdy nie należałam do osób zorganizowanych. Zdecydowanie artystka lubiąca artystyczny nieład wkoło siebie. W dużej ilości czasu (zdecydowanie za dużej) prokrastynacja to moje drugie imię. Projekty dla kogoś zawsze były i są przeze mnie oddawane na czas. Gorzej jest z projektami tymi bardziej dla mnie. Przez pandemię zostałam zmuszona, aby poświęcić więcej czasu na swoje projekty. Nie ma prawie wcale zleceń, coś robić trzeba, aby dalej się rozwijać i jakieś projekty z czasem załapać.

Sporo czytałam o organizacji czasu, jeszcze więcej wypróbowałam na sobie. Jakieś porady, że względem ilości kalendarzy — czy lepsze papierowe, czy cyfrowe. Sporo propozycji, jakie aplikacje pomagają się zorganizować lepiej. Co, w czym przechowywać, żeby proces usprawnić. Do kilku rozwiązań wróciłam dopiero po czasie. Kiedyś coś zaniedbam, machnę na to ręką, bardzo odczuwam negatywne skutki. Od kiedy pilnuję organizacji czasu, zrobiłam dużo więcej, a efekty już przechodzą moje oczekiwania z planów o organizacji.

Organizacja czasu na skróty:

  • korzystam z trzech kalendarzy, dwóch papierowych i jednego cyfrowego
  • staram się na każdy dzień przygotować listę zadań do zrobienia (lista to-do)
  • wróciłam do systemu pomodoro
  • skupiam się na wyznaczaniu miesięcznych celów tak, aby te większe kwartalne, półroczne mnie nie przestraszyły i nie zniechęciły
  • planowanie działań – prawie każdy pomysł staram się realizować najpierw co muszę zrobić, czego potrzebuje i ewentualnie jak mam to zrobić
  • cały czas walczę ze sobą, aby nie robić kilku rzeczy na raz, aby się nie rozpraszać i nie wydłużać czasu na realizację

Mam trzy kalendarze

Korzystam z dwóch papierowych kalendarzy i kalendarza cyfrowego. Lubię mieć podział na sprawy prywatne i związane z pracą. Nie mam sztywnego podziału, bo się za bardzo nie da, ale dbam o to, aby wszystko nie mieszało się ze sobą.

Przez długi czas bazowałem albo na wersji cyfrowej kalendarza, albo na papierowej. Bawiłam się w bullet journal, szukając układu dla siebie plus myślałam, że używanie kolorów bardziej skłoni mnie do organizowania. Jedną z papierowych wersji kalendarza to widok całego miesiąca. Do kupienia w moim sklepie ja wybrałam wersję kolorową. Planuje w nim wpisy na blogu, zdjęcia na Instagram oraz to, co ma pojawić się na Facebooku. Kalendarz miesięczny na osobnej kartce jest tylko na sprawy związane z moim życiem w Internecie.

Testowałam różne aplikacje, ale ostatecznie najlepszym cyfrowym kalendarzem jest Google Calendar. Obecnie wpisuje do niego głównie sprawy prywatne typu spotkania czy wizyty u lekarza. Staram się nie wpisywać tam rzeczy związanych z pracą, wolę mieć do tego drugi cyfrowy kalendarz. Lubię ten podział, chociaż jest miejsce, gdzie on nie obowiązuje. W wersji kalendarza przeznaczonego głównie na pracę zadania wpisuje tylko od poniedziałku do piątku. Staram się pilnować, że jeżeli nie jest to konieczne, weekend jest dla mnie i tu przychodzi mi z pomocą ten prywatny kalendarz. Czasami mam na wolne dni jakieś konkretne plany, kiedy obowiązują godziny, więc gdzieś to zapisać trzeba. Dzięki temu podziałowi nie mam wrażenia, że nawet w weekend pracuje, sprawdzając kalendarz i widząc, że coś jest zapisane.

Drugi papierowy kalendarz jest bardzo klasyczny z podziałem na miesiące i tygodnie. W tej wersji mieszam sprawy prywatne i zawodowe, ale np. zaplanowanych wpisów nie blog do niego nie wpisuję. Za to zadania związane z wpisami w tygodniowych rozpiskach już wpisuję.

Pomidorowa lista zadań

Przetestowałam masę aplikacji w formie list to-do (listy zadań do zrobienia i odznaczenia). Zależało mi, aby mieć możliwość podziału na listy związane z pracą i te prywatne. Korzystam z aplikacji Focus To-Do. Można wpisać do nie albo pojedyncze zadania, można również do każdego wpisać pod zadania. Dzięki temu można pisać skrótami, a nie zawsze opisywać dokładnie, co chce się zrobić. Fajne jest również to, że mogę wpisać do niej zadania na dalsze dni i zapomnieć o tym, bo dopiero w danym dniu będą widoczne jako do zrobienia. Wpisuje do nich również np. listę zakupów. Sprawdza mi się najlepiej ze wszystkich przetestowanych do tej pory i nie mam dodatkowej aplikacji.

W aplikacji mam od razu system pomodoro. W wersji darmowej nie można zmienić sobie długości czasu pracy oraz przerw, ale to lepiej, bo nie kombinuje z dostosowaniem tego pod siebie. Do każdego zadania można wyłączyć zliczanie czasu lub potraktować jak zwykłą listę zadań.

Wyznaczam cele i spisywanie priorytetów

Nie mam w zasadzie problemu z określaniem priorytetów, ale z celami jest już gorzej. Nie mam sumienia skupić się tylko na jednym np. przez tydzień, bo mam wyrzuty sumienia, że za bardzo zaniedbuje przez to resztę spraw. Głupie myślenie, że przez skupianie się na jednej rzeczy nie będę się rozpisywać lub będzie szło to za wolno.

Też nie jest tak, że nie wypisuje sobie celów i działam na żywioł. Priorytety są zazwyczaj na dany dzień, niekoniecznie wspierajcie cel z założenia. Niby coś jest, ale nie do końca przemyślanie poukładane. Zdarza mi się zdecydowanie za często wpadać w panikę, że coś musi być zrobione na jutro, a ja jestem z tym daleko w plecy. Stanę na rzęsach, ale zrobię na czas, bo nie lubię zawalać terminów. Jednak na bardziej prywatnych obszarach pozwalam sobie odpuszczać, żeby nie wypalić się do końca i chodzić jak zombi przez tydzień.

Cały czas uczę się, jak duży cel podzielić na mniejsze i potem jeszcze mniejsze. Zupełnie małe cele to zwykła lista zadań, to jak lista zakupów. Duże cele są też rozciągnięte w czasie, co wymaga lepszego planowania.

Staram się okiełznać artystyczną naturę

Nadal zdecydowanie za rzadko analizuje, czy coś jest w ogóle osiągalne. Jak na razie przy wielu projektach nadal poświęcam za mało czas na przemyślenie pomysłu, określenie ryzyka oraz tego, co potrzebne jest mi do osiągnięcia celu. Co jest niezależne ode mnie. Ile potrzebuje dodatkowego czasu np. sprawdzenie kwestii prawnych. Trochę fajnych projektów upadło przez zbyt spontaniczne działanie.

Niby jestem po części umysłem ścisłym, ale jeszcze tego nie potrafię wykorzystać w twórczej pracy. Doceniam bardziej strategiczne podejście do realizowania kolejnych punktów, dzielenia sobie wszystkiego na mniejsze części, a jednocześnie daje się za bardzo ponieść artystycznej naturze i spontaniczności.

Robię wszystko na raz

U wielu osób, które tworząc coś w sieci, z pozoru ma się wrażenie, że robią wszystko na raz. Tutaj mam jednak na myśli bardziej to, czego nie widać. W tak zwanym między czasie potrafię zabrać się za kilka projektów naraz, a do tego o następnych myślę. Stąd powrót do metody pomodoro, aby skupiać się w danym czasie tylko nad jednym zadaniem. To rozmienianie się na drobne sprawia, że realizacja zadań zajmuje więcej czasu.

Chociaż przyznaję, że kiedy pod koniec dnia widzę, ile zadań wykonałam, jestem zadowolona, ale… To tylko pozory. Tworząc listę zadań na kolejny dzień, uświadamiam sobie, ile rzeczy nie zrobiłam mimo tego, że pracowałam. Po przeanalizowaniu takiego tygodnia okazuje się, że owszem dużo zrealizowałam, ale coś zrobiłam kosztem czegoś innego.

Nie zawsze się wygrywa

Idzie mi coraz lepiej, ale przez długi czas nie dawałam sobie przestrzeni, pozwolenia na porażki. Uczę się zdejmować z siebie presję i mimo złości przekładać niektóre rzeczy na później. Fakt, że mimo wyznaczonych godzin na pracę potrafię po upływie tego czasu jeszcze pracą się zająć. Na szczęście jest to już bardziej świadome i sprawia mi to przemyślność. Kiedyś potrafiło dobijać.

Wspominałam już w marcu, że wprowadziłam dość sztywne godziny pracy. Wcześniej jednak dawałam sobie w danych godzinach przyzwolenie na zajrzenie na portale społecznościowe, czy ktoś do mnie nie napisał. Obecnie zaglądam tam dopiero po pracy. Wyjątkiem jest Instagram, bo jest częścią mojej pracy.

Nie jest jednak tak, że już wiem wszystko, niczego o organizacji nie szukam i nie próbuje. Lubię czasami coś zmienić w obecnym planie lub udoskonalić go, aby nie popaść w rutynę, która zniechęca do planowania.

Jestem ciekawa, jakie są Twoje sposoby na organizację czasu? A może masz jakieś fajne miejsce czy książkę do polecenia w tym temacie?

0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Powiadom o
guest
2 komentarzy
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
Królowa Karo
1 miesiąc temu

U mnie sprawdzają się wszelkiego rodzaju listy – pomagają się nie rozpraszać i skupić na realizacji zadań.